Podmínky ochrany osobních údajů

Podmínky ochrany osobních údajů

Společnost mr. flint cz s.r.o, IČO: 219 89 451, se sídlem Příčná 300, 267 42 Broumy (dále jen jako „správce“ či „správce údajů“), jako správce osobních údajů vyhotovil tyto zásady zpracování osobních údajů s cílem seznámit své zákazníky a klienty – fyzické osoby - s tím, jak shromažďuje, zpracovává, používá a chrání osobní údaje, aby nedošlo k jejich zneužití, a v tomto dokumentu uvádí veškeré informace ohledně zpracovávání osobních údajů klientů – fyzických osob (dále jen „klient“ nebo „subjekt údajů“), které je jako správce osobních údajů povinen poskytnout dle Nařízení GDPR.

Prostřednictvím těchto zásad také správce informuje o skutečnostech a právech, o nichž v souladu s Nařízením GDPR musí informovat, čímž zajišťuje dostatečnou transparentnost a otevřenost při zpracování osobních údajů.

V případě, že by bylo subjektu údajů něco nejasné nebo by se chtěl na cokoliv ve svých osobních údajích zeptat, nechť využije kontaktní údaje správce uvedené níže.

V tomto prohlášení se správce snaží informace podat co nejpřehledněji.

1. Kdo je správcem osobních údajů?
2. Kdo je pověřenec pro ochranu osobních údajů a byl jmenován?
3. K jakému účelu či z jakých důvodů osobní údaje správce potřebuje a shromažďuje?
4. Jaké jsou oprávněné zájmy správce?
5. Jak byly osobní údaje získány?
6. Jaké kategorie osobních údajů jsou zpracovávány?
7. Budou osobní údaje předány někomu dalšímu?
8. Budou osobní údaje předány do třetí země nebo mezinárodní organizace?
9. Jak dlouho budou osobní údaje uloženy?
10. Jaká jsou vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?
11. Jsou osobní údaje automaticky vyhodnocovány?

1. Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány. Správcem osobních údajů je společnost mr. flint cz s.r.o., IČO: 219 89 451, se sídlem Příčná 300, 267 42 Broumy, zapsané v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 409403. Správce lze kontaktovat na e-mailové adrese info@mr-flint.cz nebo na telefonu +420 724 217 415. 

2. Kdo je pověřenec pro ochranu osobních údajů a byl jmenován?

Pověřenec pro ochranu osobních údajů je osoba, která je zkušená v oblasti ochrany osobních údajů a dělá vše pro to, aby zpracování probíhalo tak, jak má, zejména v souladu s příslušnými právními předpisy. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, neboť zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu dle bodu 3 těchto zásad.

3. K jakému účelu či z jakých důvodů osobní údaje správce potřebuje a shromažďuje?

Správce zpracovává osobní údaje dle čl. 6 odst. 1 Nařízení GDPR k:

• zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku mezi správcem a subjektem údajů (tedy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení GDPR) – např. k poskytnutí objednaného plnění či služeb, prodej zboží;
• plnění zákonných povinností, které se na správce údajů vztahují (dle čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení GDPR);
• ochraně životně důležitých zájmů subjektu údajů (dle čl. 6 odst. 1 písm. d) Nařízení GDPR);
• ochraně svých oprávněných zájmů (dle čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR);
• na základě souhlasu subjektu údajů (dle čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení GDPR).

4. Jaké jsou oprávněné zájmy správce?

Správce údajů používá osobní údaje primárně k tomu, aby poskytl klientovi objednané zboží či své služby, mohl s ním uzavřít požadovanou smlouvu, plnil uzavřenou smlouvu, plnil zákonné požadavky, upozornil ho na změny ve svých produktech či službách, aby své služby vylepšoval nebo poskytl klientovi lepší zákaznickou zkušenost.

Jedním z oprávněných zájmů správce údajů může být zpracování osobních údajů za účelem přímého marketingu – zasílání obchodních sdělení. To znamená, že pokud si od správce údajů klient již koupil nějaké zboží nebo využil správcem poskytovanou službu, může mu správce údajů občas zaslat nabídku podobných produktů, která by pro něj mohla být zajímavá. Zasílání těchto obchodních sdělení však může subjekt údajů kdykoliv zrušit prostřednictvím odkazu obsaženého v zaslaném obchodním sdělení nebo prostřednictvím kontaktního emailu uvedeného v těchto zásadách.

V ostatních případech může správce osobní údaje klientů získávat a zpracovávat pouze s jejich výslovným a svobodným souhlasem. Svůj souhlas může klient kdykoliv odvolat prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v těchto zásadách.

5. Jak byly osobní údaje získány?

Správce získal osobní údaje:

• přímo od subjektu údajů, včetně údajů získaných prostřednictvím tzv. cookies,
• od třetích osob, které se správcem spolupracují a získaly osobní údaje v souladu se zákonem a mohou je správci předat.

Správce si od klienta osobní údaje buď přímo výslovně vyžádá, nebo je může získat, pokud se klient registruje do jeho služeb, uzavírá s ním smlouvu nebo využívá nějakou službu. Případně může klient své osobní údaje poskytnout správci např. vyplněním formulářů na webové stránce nebo komunikací se správcem prostřednictvím telefonu, e-mailu, internetové diskuze či jinak. Některé osobní údaje klienta dále správce shromažďuje automaticky se souhlasem klienta, např. použitím cookies při návštěvě webových stránek správce.

6.Jaké kategorie osobních údajů jsou zpracovávány?

Správce zpracovává k účelům uvedeným v bodě 3 zejména:

• základní identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště, identifikační číslo, daňové identifikační číslo
• kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa,
• fakturační a transakční údaje – jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách.

7. Budou osobní údaje předány někomu dalšímu?

K osobním údajům subjektu údajů budou mít přístup zaměstnanci správce, kteří budou pověřeni s těmito osobními údaji pracovat. Všichni zaměstnanci, kteří budou mít k osobním údajům přístup, jsou písemně zavázání mlčenlivostí, tudíž se o osobních údajích nesmí nikde šířit. Tito zaměstnanci jsou také odpovědně vybráni, byli seznámení s interními pravidly o ochraně osobních údajů a také řádně proškoleni, aby věděli, jak mají s osobními údaji zacházet a za jakých podmínek může dojít ke zpracování osobních údajů.

Osobní údaje pak správce bude předávat některým třetím osobám, pokud to bude nutné. Tyto osoby se nazývají zpracovatelé. Správce odpovídá za to, že tito zpracovatelé budou poskytovat vhodné záruky ke zpracování osobních údajů, aby osobní údaje klientů byly dostatečně chráněny a minimalizovalo se nebezpečí jejich zneužití.

Zde jsou uvedeny kategorie osob, kterým osobní údaje může správce předávat, a kteří tak mohou získat k osobním údajům přístup:

Kategorie příjemců	Účel předání osobních údajů
Právní poradci	Využití právního poradenství.
Účetní poradci	Využití účetních služeb.
Daňoví poradci	Využití daňového poradenství.
Marketingoví poradci	Využití marketingového poradenství a služeb.
Poskytovatelé IT služeb	Správa IT a správa uživatelských aplikací.
Správce webových stránek	Správa webových stránek správce.
Poskytovatelé on-line nástrojů	Využití těchto nástrojů pro zlepšení kvality služeb a zákaznické zkušenosti.
Poskytovatelé služeb k rozesílání sdělení	Zajištění rozesílání obchodních a jiných sdělení
Dopravci	Doprava objednaného zboží
Subdodavatelé	Poskytnutí subdodávky pro klientem objednanou službu či zboží.

 

Osobní údaje může správce sdílet s dalšími třetími osobami s cílem zabránění trestnému činu a snížení rizika, pokud to vyžaduje zákon a kde to považuje správce za vhodné, v reakci na soudní proces nebo k ochraně práv či majetku správce, partnerů správce nebo klientů.

8. Budou osobní údaje předány do třetích zemí (zemí mimo EU) nebo mezinárodní organizace?

Osobní údaje mohou být ze strany správce předávány do třetích zemí nebo do mezinárodní organizace pouze za účelem lepšího zálohování a ochrany dat a situací v těchto zásadách výslovně uvedených.

9. Jak dlouho budou osobní údaje uloženy?

Osobní údaje jsou obecně zpracovávány pouze na dobu nezbytně nutnou, tj. nejméně po dobu trvání smlouvy. Pokud již nejsou osobní údaje potřebné pro účely zpracování, dochází k jejich neprodlenému smazání.

V případě, kdy správce uchovává osobní data v důsledku zákonné povinnosti, zpracovává je po dobu uvedenou v příslušném zákoně.

V případě, že zákon vyžaduje archivaci některých údajů, tak tyto údaje správce archivuje v souladu se zákonem po dobu stanovenou v tomto zákoně.

Osobní údaje získané na základě souhlasu klienta se uchovávají po dobu uvedenou v tomto souhlasu.

Osobní údaje získané v souvislosti s uzavřením smlouvy nebo poskytnutím služeb zpracovává správce po dobu plnění smlouvy nebo poskytování služby a dále zpravidla po dobu 10 let, přičemž po tuto dobu jsou osobní údaje zpracovávány pouze za účelem vniku možných soudních řízení a nároků. Lhůta 10 let pak odpovídá maximální promlčecí lhůtě, po níž mohou být nároky úspěšně uplatněny u soudu.

V případě, že dojde k zahájení řízení, k němuž jsou potřebné osobní údaje klienta, tak tyto údaje správce zpracovává i po celou sobu takového řízení, včetně případných vykonávacích a jiných navazujících řízení.

10. Jaká jsou vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?

Správce dělá vše pro to, aby zpracování osobních údajů klientů probíhalo řádně a především bezpečně. Subjektu údajů jsou garantována práva popsána v tomto článku, která může u správce uplatnit.

Jednotlivá práva mohou být uplatněna zasláním e-mailu na adresu info@mr-flint.cz nebo na telefonu +420 724 217 415. Svá práva může klient uplatnit formou písemné žádosti zaslané na adresu mr. flint cz s.r.o., Příčná 300, 267 42 Broumy.

Veškerá sdělení a vyjádření k uplatněným právům poskytuje správce bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, je správce oprávněn si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si správce vyhrazuje právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady nebo odmítnout žádosti vyhovět.

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních správce poskytne co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu je správce oprávněn v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů bude správce klienta informovat.

Pokud správce hodlá dále osobní údaje klienta zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne klientovi ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace.

Informace poskytované klientovi v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v těchto zásadách, to však klientovi nebrání, abys si o ně požádal znovu.

V souladu s čl. 15 Nařízení GDPR je klient oprávněn od správce požadovat informaci, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány či nikoliv a pokud ano, má přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o svých právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro klienta, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Klient má právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Pokud bude klient žádat v elektronické formě, budou mu kopie poskytnuty v elektronické formě, pokud nepožádá o jiný způsob. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Správce je oprávněn požadovat po klientovi ověření jeho identity, aby měl ověřeno, že se informace týkající se jeho osobních údajů nedostanou k nepovolané osobě.

V souladu s čl. 16 Nařízení GDPR má subjekt údajů právo (v případech stanovených Nařízením GDPR) požádat správce o opravu nebo doplnění nesprávných, resp. neúplných osobních údajů.

V souladu čl. 17 Nařízení GDPR má klient právo na výmaz svých osobních údajů ze zařízení správce, avšak pouze v tom případě, dovolují-li to právní předpisy, jimiž je správce vázán. Mezi důvody pro výmaz patří:

• zpracovávané údaje nejsou nadále potřebné pro účel, pro něž byly shromážděny,
• klient odvolal svůj souhlas,
• klient vznesl námitky proti zpracování,
• údaje klienta jsou zpracovávány protiprávně,
• výmazem bude splněna právní povinnost dle zákona,
• osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.

Osobní údaje nebudou vymazány ani z výše uvedených důvodů, pokud je dán některý z důvodů dle čl.17 odst. 3 Nařízení GDPR.

Správce osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, klient však může požádat kdykoliv o výmaz. Žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes právo klienta na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení bude klient detailně informován.

V souladu s čl. 18 Nařízení GDPR má klient právo na omezení zpracování svých osobních údajů v případě, že:

• klient popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost údajů ověřit,
• zpracování je protiprávní a klient odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití,
• správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,
• klient vznesl námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

Žádost podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení bude klient detailně informován. Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být osobní údaje pouze uloženy, jinak zpracovávány mohou být pouze na základě souhlasu klienta, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu.

Klient má v souladu s čl. 20 Nařízení GDPR právo na přenositelnost osobních údajů. Pokud klient správce požádá, tak mu správce předá osobní údaje ve strukturovaném běžně použitelném formátu, aby je klient mohl poskytnout jinému správci. Pokud to bude technicky možné, může klient správce požádat, aby jeho osobní údaje přímo předal správci, kterého klient označí.

Pokud by klient zjistil nebo se domníval, že správce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou klientova soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), má klient právo v souladu s čl. 21 Nařízení GPDR vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů. Námitku je nutné zaslat správci písemně poštou nebo emailem na adresy uvedené v těchto zásadách. V případě, že klient vznese námitku proti zpracování jeho osobních údajů a správce neprokáže závažné oprávněné důvody pro takové zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami klienta, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Klient je oprávněn kdykoliv podat stížnost týkající se zpracování jeho osobních údajů nebo neplnění povinností správce plynoucích z Nařízení GDPR u dozorového úřadu, jímž je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.

11. Jsou osobní údaje automaticky vyhodnocovány?

Osobní údaje nejsou automaticky vyhodnocovány.

Tyto zásady byly přijaty dne 02.09.2024. Tyto zásady se mohou kdykoliv změnit. O případných změnách budeme informovat na našich webových stránkách.

 V Broumech dne 02.09.2024

Mgr. Aleš Mlýnek, jednatel